Muchos de nosotros pensamos que aquellos que siempre están ocupados son también altamente efectivos, pero en realidad eso no es más que una ilusión. Ser una persona ocupada no necesariamente significa ser productivo y ser productivo no necesariamente significa trabajar sin siquiera levantar la cabeza para respirar un poco.
A continuación algunas diferencias:
Enfocarse en resultados y priorizar las tareas. Las personas ocupadas centran toda su atención en los procesos, suelen encontrar mil y un trabas para concretar una tarea. Por eso, con frecuencia dejan los pendientes sin terminar. Las personas productivas planean sus actividades con cuidado, establecen plazos y los cumplen. Dejan que los resultados hablan por sí mismos.
Hacen lo verdaderamente importante. Las personas ocupadas no saben decir “no” ni son organizadas; por eso, su día se pasa en resolver tareas pequeñas, ésas que poco tienen que ver con los objetivos generales de la empresa. Por otro lado, las personas productivas enfocan su atención en formular ideas innovadoras y hacer lo necesario para convertirlas en proyectos.
Tienen tiempo de todo. Curiosamente, las personas más productivas son tan organizadas que siempre encuentran tiempo para todo: para terminar su trabajo a tiempo, irse a casa, pasar tiempo con su familia, tener pasatiempos… Por el contrario, las personas ocupadas no hacen más que quejarse de lo ocupadas que están.
Hacen una cosa a la vez. Las personas ocupadas creen que ser multitaskes una virtud, y por eso intentan hacer todo a la vez. Pero, al final del día, completan pocas tareas y están plagadas de estrés. Las personas productivas saben que para ser más eficientes es preciso hacer una sola cosa a la vez.
Se mantienen actualizadas. Las personas ocupadas están tan ocupadas que nunca tienen tiempo de leer, tomar cursos o asistir a encuentros relacionados con su profesión. Las personas productivas conocen la importancia de invertir tiempo en mantenerse actualizadas, pues esto les permitirá hacer mejor su trabajo.
Planean y actúan. Las personas productivas son ágiles a la hora de resolver problemas. No se quejan de su mala suerte, desmenuzan los inconvenientes ni piensan en mil pretextos para no hacer las cosas: analizan la situación, crean rápidamente un plan de acción y lo llevan a cabo sin pensarlo demasiado. No ofrecen pretextos, sino soluciones.
Responder cuando es el momento de hacerlo: Revisar de manera rápida los mensajes durante el día para ver si hay algo que sea una prioridad o que sea urgente, sin embargo dar los espacios al día para responder los mensajes que se han ido acumulando. Al dividir todo este trabajo en tiempos más prolongados es más eficiente y puede reducir esa sensación de estar constantemente pasando de una actividad a otra.
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