¿Cómo ser más productivo?

La productividad personal puede ser algo tan amplio y el significado de ser productivo tan distinto para cada persona que es complicado llegar a una definición suficientemente genérica como para que sea universal para todos.

En cualquier caso, se puede definir productividad como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. 

En realidad, según la Wikipedia, la productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de producción obtenida, pero es una definición un poco más compleja como para aplicarla a nivel de productividad personal.

Cabe destacar que hablamos de resultado deseado, o sea que la productividad no solamente se refiere al hecho de hacer, sino también al hecho de definir qué resultado deseado estamos buscando, de forma que podamos optimizar el proceso para conseguir llegar a ese resultado deseado.

Ya tenemos una idea de qué es la productividad personal, así que mediante esta definición podemos ir un poco más lejos y preguntarnos qué significa ser productivo.

¿Qué es la productividad personal? ¿Qué significa ser productivo?

¿Qué significa ser productivo? Es una pregunta muy sencilla… con respuesta muy complicada. De hecho, seguro que tiene millones de respuestas distintas, una distinta para cada persona, tu definición seguro que será distinta a la mía. En cualquier caso, voy a aprovechar este momento para hacer un poco de reflexión e intentar definir qué significa para mi ser productivo.

Para muchas personas, ser productivo representa saber gestionar su tiempo: aprovecharlo al máximo, distribuirlo de la forma adecuada entre tareas o proyectos, optimizar el uso del tiempo. Bajo otro punto de vista, nada más alejado de la realidad: el tiempo no puede gestionarse, todos tenemos 24 horas al día y por muy bien que lo hagamos y por mucho que nos esforcemos… seguiremos teniendo 24 horas al día.

Saberte gestionar a ti mismo

¿Qué significa la productividad personal? ¿Qué es ser productivo? Significa sabernos gestionar a nosotros mismos. Eso implica muchas cosas: tener claro qué quieres y cómo lo quieres, comprometerte con las cosas que realmente te interesan y saber escoger qué hacer en cada momento según cómo estás y según tus prioridades… en definitiva, y como he dicho, saberte gestionar a ti mismo.

En muchas ocasiones se habla de productividad con trucos sobre cómo aprovechar mejor el tiempo, cómo gestionar las interrupciones, cómo poner fechas límites para terminar las cosas con la suficiente antelación… Todo esto es muy bonito, pero lo que realmente es significativo es que tengas la suficiente perspectiva como para saber qué es importante y qué no lo es para ti. Estoy seguro que a veces haces cosas que no son importantes por el simple hecho de que crees que tienes que hacerlas, y muchas otras veces las haces porque son importantes para otras personas… pero no para ti.

Y ahí también entra la conveniencia de saber la diferencia entre urgente e importante: no siempre son fáciles de detectar las cosas urgentes que no son importantes, así que una parte esencial de la productividad es que aprendas esa diferencia y, especialmente, aprendas a detectarla en tu día a día cuando escoges qué vas a hacer en cada momento.

Preparar bien las cosas importantes

Para ser productivo, tienes que aprender a preparar bien las cosas importantes que tienes que hacer, con la suficiente antelación, de forma que cuando tienes que hacer la tarea concreta ya tienes todo lo necesario para poder hacerla, de forma rápida, eficaz y eficiente. Para poder conseguir esto, por supuesto, es muy importante que tengas claras tus prioridades.

Por lo tanto, ¿qué significa ser productivo? Es importante tener en cuenta que la productividad es un camino, no un destino. Uno no llega nunca a ser 100% productivo, siempre puede seguir mejorando, seguir andando hacia sus objetivos vitales… siempre y cuando tengas claro cual es tu visión de vida y cuáles son tus principios, claro está.

Hace pocas semanas leímos el ebook “Productividad Personal en una Semana” de Jerónimo Sánchez. Nos gustó mucho su filosofía sobre la productividad y en breves líneas (a modo de tips) queríamos contarte las mejores ideas que extrajimos de su libro y algunas que nos vienen a la cabeza para ayudarte a mejorar tu productividad en poco días. Eso sí, si tu mismo te lo propones.

“La productividad no tiene nada que ver con gestionar el tiempo, es organizarte de tal forma que puedas alcanzar tus metas fácilmente sin estrés”

El primer día tienes que pararte a pensar en tu método de organización ¿No llegas a las fechas límite? ¿Sientes estrés por la cantidad de compromisos ineludibles? ¿Tus jornadas son de más de 10 horas? Para poner en orden tu vida laboral y personal debes ser flexible ante los cambios inesperados en tu agenda, comprometido y constante a la hora de seguir los pasos que te contamos a continuación.

Anota en un hoja o en tu aplicación para gestionar tu agenda de trabajo favorita todas las tareas que tienes pendientes, tanto laborales como personales. Tómate un tiempo y anota todas las ideas que se te pasen por la cabeza. Quizá sean 10, 20, 30 o más ideas, no importa, regístralo todo, incluso aquellas actividades o hobbies que te gustaría hacer algún día pero que no tienes tiempo de hacer.

Recuperar o capturar una idea te dará la oportunidad de decidir más adelante si realmente es buena, si la vas a poner en práctica ahora o después, o que pasos tendrás que dar para llevarlas a cabo.

Llega el momento de ordenar y priorizar todas estas tareas, ideas y eventos pendientes. Para ello debes preguntarte: ¿Qué es exactamente lo que hay que hacer? ¿Quién debe hacerlo? ¿Cuándo debe llevarse a cabo? 

Ahora crea carpetas para cada temática, ya sea en tu ordenador, aplicación móvil o tablet. Ten pocas carpetas de primer nivel y coloca todo lo demás dentro de ellas. A continuación asigna una fecha a cada actividad, puedes utilizar cualquier calendario para ello (agenda de papel, Google Calendar, Outlook Calendar, ICalendar, etc)

Si tienes planes o actividades que te gustaría hacer en un futuro, no lo anotes en el calendario, crea una carpeta “Algún Día” para guardarlas.

Planifica a grandes rasgos tu semana, y cada día a primera hora revista lo que tienes por hacer. No seas demasiado rígido con tu agenda y deja espacio para eventos, reuniones imprevistas, llamadas… La clave es ser flexible en todo momento.

La técnica pomodoro puede venirte muy bien para no distraerte. Consiste en asignar a las tareas periodos de 30 minutos con 2-3 minutos de descanso. Durante los 30 minutos no podrás dedicarte a otra tarea ni enfocar tu pensamiento a otras cosas que no sea lo que estás llevando a cabo.

¿Has cumplido los objetivos que te habías planteado? Al final del día dedica un par de minutos a revisar lo realizado. Una vez a la semana – por ejemplo los viernes – puedes hacer una revisión general, anotar lo que quedó pendiente y actualizar tus listas y calendario. 

¿Cómo están tus carpetas de cosas por hacer? ¿Te olvidaste de alguna tarea importante? Anótala como prioritaria para la siguiente semana.

Intenta distribuir las tareas clave lo más pronto posible a lo largo del día, preferiblemente a primera hora de la mañana

Los peores ladrones son los del tiempo. Las llamadas, el correo electrónico, las reuniones que se alargan, las consultas, las redes sociales… Aprende a decir que “NO” a estas interrupciones si no son prioritarias. Algunas tareas podrás posponerlas, acortarlas y otras incluso delegarlas.

Es importante que identifiques tus áreas de responsabilidad no solo en el ámbito, también en tu vida personal. Si das demasiado tiempo a tu trabajo, tu vida personal se quedará coja. Date un tiempo para tu desarrollo personal, tu familia y amigos. Al fin y al cabo solo se vive una vez. 

Fíjarse metas a medio y largo plazo te permitirán saber mejor hasta donde quieres llegar. Si haces listas para ir a la compra, ¿por qué no hacer listas para saber lo que quieres en tu vida? Las metas te ayudarán a tomar decisiones importantes sin salirte de lo que realmente quieres para ti.