¡Ping! Revisas el correo ¡Ping! Revisas el correo otra vez ¡Ping! Revisar ¡Ping! Revisar ¡Ping! Revisar. Si el correo electrónico se ha convertido en un verdadero problema para ti, el cual te impide realizar las tareas que deberías terminar durante tu jornada laboral, te dejamos el artículo de Leslie Barrie para ayudarte con este dilema:
Si eres como la mayoría de las personas que pasan gran parte del día sentados frente a un computador, puede que esto te describa: Cuando no estás respondiendo un correo electrónico, estás revisando si tienes alguno. Luego, cuando te llega uno, lo lees, piensas cómo responder y luego decides que es algo demasiado largo para responder en el momento. Piensas: “Lo haré después”. Y si no te llega ningún email nuevo, comienzas a ponerte nervioso y preguntarte porqué: “¿Será porque mi bandeja de entrada está llena?”. Empiezas a revisar cada 15 segundos hasta que te llega algo y, por mientras, te pones a borrar todo el spam que ha estado llenando tu bandeja de entrada.
Sin embargo, pasar la vida pegado al correo electrónico significa que otros proyectos que quieras y necesites hacer, sean reportes importantes o tareas personales, pueden llegar a ser pospuestos por días, semanas o incluso meses. Sin mencionar, que un nuevo estudio de origen canadiense descubrió que revisar constantemente tu correo puede hacer que te sientas más estresado (¡Sorpresa!). Con esto en mente, les pedimos a cinco personas que usualmente tienen una bandeja de entrada bastante llena que nos contaran cómo dominan su email.
Sigue leyendo para aprender estrategias que te ayudarán a lidiar con el oscuro precipicio de tu bandeja de entrada:
1. Designa tiempos específicos para responder correos
“Reviso de manera rápida mi correo durante el día para ver si hay algo que sea una prioridad o que sea urgente, pero sólo me doy dos espacios al día para responder los emails que se han ido acumulando. Al dividir todo este trabajo en tiempos más prologados soy más eficiente y puedo reducir esa sensación de estar constantemente pasando de una actividad a otra”. Jacob Bank, Científico computacional y co-fundador y director ejecutivo de la aplicación calendario Timeful.
2. Escoge y decide qué cosas son importantes
“Respondo los emails con mayor prioridad lo antes posible, y mantengo mi correspondencia muy positiva y clara. Sabiendo que nunca podré revisar todos los correos electrónicos, les doy prioridad a las personas que piden ayuda y oportunidades que se alinean con mis propósitos. Tampoco me asusta usar los signos de exclamación en el caso de los correos con mayor prioridad o para generar un efecto más dramático”. Tara Stiles, instructora de yoga, autora de “La dieta donde creas tus propias reglas” y socia de fitness de los Hoteles W.
3. Enviar por correo sólo las cosas que sean rápidas
“Los correos electrónicos funcionan cuando se trata de correspondencia del día a día, pero cuando tengo algo importante que hablar con alguien o hay que tomar decisiones, prefiero usar el teléfono. Siempre es mejor escuchar a la otra persona, la forma en que suena su voz. A veces los emails pueden causar malos entendidos”. Bobbi Brown, maquilladora y editora de la sección de belleza y estilo de vida de la revista Health.
4. Revisa todas tus cosas
“He descubierto que funciona de maravillas tratar a mi correo electrónico tal como funciona el correo en papel. Creo carpetas: La carpeta de las cosas de mi mamá, la carpeta de mi clase de ejercicio, la carpeta de mis clientes famosos, la carpeta de mi casa, la carpeta de mi casa de veraneo, la carpeta de mis visitas al doctor, la carpeta de los niños, etc. Teniendo los correos organizados en categorías puedo tomar alguna de mis tres acciones de manera fácil: encontrar, hacer lo que sea necesario o borrar. También tendrás que darte de baja en todos los sitios que te envían spam. El volumen de correo basura que recibimos es inmenso y pasar tiempo borrando cada uno te quitará tiempo valioso. Finalmente, dale prioridad a aquellos correos que necesitan ser respondidos dentro del día. Si no puedo responderlos enseguida, lo que hago es presionar ‘Responder’ y luego dejarlos en una esquina de mi escritorio. Si no, pongo en acción mi otra regla: ‘No dejes un correo inconcluso y responde apenas puedas'”. Kathy Kaehler, entrenadora de celebridades, autora y fundadora de Sunday Set-Up un club que promueve comer saludablemente.
5. Responde, no reflexiones
“Intento responder los emails apenas los veo porque de otra forma puede que queden atrapados entre tantos correos y quizás termines ignorándolos. Te recomiendo ser receptivo, pero no superfluo. Al responder de manera rápida y escribir correos cortos y directos puedes transmitir una imagen de eficiencia y atención. Incluso palabras cortas como ‘Gracias’ o ‘Lo tengo’, te ayudarán a darle confianza a la otra persona y demostrar que estás pendiente de tu bandeja de entrada”.
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