El modelo Cynefin: decidir cómo actuar

Exploremos brevemente el concepto de la complejidad del entorno a través del modelo Cynefin, que muestra las cincos situaciones  en las que como organizaciones o personas podemos encontrarnos, reflexionemos en que cuadrante nos movemos y si es el cuadrante en el que nos sentimos a gusto.

Autor: Dave Snowden en https://www.youtube.com/watch?v=N7oz366X0-8

El modelo Cynefin desarrollado originalmente por David Snowden, es ampliamente conocido en la actualidad entre la comunidad Ágil. En el modelo se representan las cinco situaciones en las que una organización puede encontrarse, y es cada una de esas situaciones las que determinarán la manera como deberíamos actuar. En definitiva, es muy útil para determinar cuándo es conveniente utilizar un enfoque Ágil.

COMPLEJOS:

En los entornos complejos no sabemos con anticipación si una determinada solución va a funcionar. Solo podemos examinar los resultados y adaptarnos. En estos entornos debemos confiar en las soluciones emergentes; las soluciones encontradas, aplicadas anteriormente,  rara vez son replicables con los mismos resultados a otros problemas similares.

¿Cómo actuar en los entornos complejos?

Cuándo nos encontramos en un entrono complejo las soluciones estándares o las recomendaciones de expertos no garantizan la solución. La única manera de gestionarlos es realizar ciclos de prueba y error en los que ensayamos posibles respuestas, evaluamos su impacto y actuamos según esta información. Las relaciones causa – efecto solo se ven de manera retrospectiva. Estos son problema que se resuelven con retro alimentación, en los que hay riesgo, incertidumbre, aprendizaje constante, estamos en el mudo de la innovación, en el del descubrimiento.

Aquí el conocimiento emerge según se va trabajando. Aquí muchas cosas no se han hecho nunca antes. Este entorno es el espacio típico donde la agilidad mejor funciona.

COMPLICADO: 

En los entornos complicados nos encontramos frente a lo “Desconocido Conocido”; tenemos certeza respecto de qué es lo que no sabemos y por lo tanto es relativamente fácil determinar a quién debemos pedir ayuda. Por ejemplo, podemos saber que le pasa algo raro nuestro automóvil, pero necesitamos llevarlo a un mecánico para que diagnostique el problema. En este tipo de situaciones, los expertos son los verdaderos reyes. 

¿Cómo actuar en los entornos complicados?

Este tipo de entornos tampoco hay que prestar especial atención a: 

1. Caer en un exceso de confianza en los expertos y en sus soluciones
2. Una parálisis por análisis 
3. Excluir  aquellas opiniones de quienes no considerados expertos,  pueden estar más acertados en sus planteamientos

El trabajar sobre cosas complicadas es hasta cierto punto predecible, y requieren de conocimiento experto para que puedan ser resueltas. Aquí la relación – causa efecto ya requiere análisis, investigación y conocimiento experto.

Como nota a resaltar, resolver constantemente problemas complicados puede llegar ser aburrido, uno tras otro, siempre lo mismo, porque lo que de verdad atrae mucho a los informáticos es resolver problemas complejos…

DESORDEN

Los entornos desordenados son especialmente peligrosos, dado que no sabemos en qué “situación” nos encontramos, y por lo tanto no podemos decir la mejor manera de actuar.

¿Cómo actuar en los entornos desordenados?

Si nos encontramos en esta situación toda actividad debería estar dirigida a salir de este “estado” y ubicarnos en uno en el que podamos identificar cómo actuar. 

Riesgos

Hay que tener especial cuidado en NO actuar en base a nuestras preferencias personales, y tratar de reconducir la situación hacia un entorno que podamos identificar.

CAOS

Los contextos caóticos requieren de una respuesta inmediata: estamos en crisis y necesitamos actuar de inmediato para restablecer cierto orden.

¿Cómo actuar en los entornos caóticos?

Cuando nos encontramos en una situación caótica, los más importante es solucionar el problema inmediatamente, sin importar la forma técnica. Una vez superado el caos tendremos tiempo de  evaluar y aplicar, si es necesario, una solución más robusta. En estos entornos prima la improvisación.

Modo apaga fuegos. Urgencias. Hay que resolverlo si o sí como sea, cuanto antes. Da igual el método de trabajo, prima la urgencia.

SIMPLE

Los entornos simples, es muy fácil identificar las causas y sus efectos. La mejor manera de afrontar las situaciones simples es recurriendo a las mejores prácticas. Esto es posible porque la respuesta correcta es clara, conocida por todos e indiscutible. Ejemplos. En ese contexto se incluyen situaciones como la construcción en serie de un mismo producto, o la instalación en muchos clientes de un mismo producto/servicio.

¿Cómo actuar en los entornos simples?

• Percibir la situación en función de los datos disponibles
• Catalogarla
• Responder en consecuencia, basándose en la práctica establecida.
• En estas situaciones el estilo de gestión “Command and Control” funciona muy bien puesto que proporciona los resultados deseados

Riesgos

Aunque pueda no parecerlo este entorno no está exento de riesgos. Cabe prestar especial atención a: 

1. No simplificar en exceso, 
2. No caer en una «ceguera» consecuencia de una excesiva complacencia que puede impedirnos ver nuevas formas de abordar la situación.

¿Por qué ciertas maneras de trabajar no funcionan en ciertas situaciones según modelo Cynefin?

El modelo es muy útil para entender por qué ciertas formas de enfocar el trabajo van bien en ciertas situaciones y fallan en otras.

Un caso típico es el de tratar problemas complejos como si fueran complicados. Por ejemplo, intentar definir requisitos, incluso automatizar pruebas de interfaz, cuando se van a ir cayendo según pase el tiempo… porque el trabajo es complejo en vez de complicado. Donde las conversaciones, hablar y descubrir es más importante que las especificaciones.

Si las conversaciones son algo aburrido, con gente bostezando, entonces probablemente estamos tratando de aplicar un método complejo de un espacio complicado o sencillo.

Cuando estalla el caos… al final hay que dejarlo todo, todo lo que estamos haciendo, los Sprints de Scrum acaban muriendo, no tienen sentido, no hay tiempo de planificar, hay salir del problema, las consecuencias ya veremos cuales son, ahora solo importa salir. Hay quien vive aquí siempre, por cierto.

A cada persona, e incluso organización, le gusta más, se siente mejor, trabajando en alguno de los cuadrantes. 

Referencias:

Javier Garzas en https://www.javiergarzas.com/2016/07/entendiendo-modelo-cynefin.html

Dave Snowden en https://www.youtube.com/watch?v=N7oz366X0-8